Votre liste de délégués est le fichier le plus sensible d'une conférence. Cette page indique où Orkestriq la conserve, qui peut la voir, comment la récupérer et comment elle est supprimée. Chaque affirmation s'appuie sur notre politique de confidentialité, sur l'accord de traitement des données que vous signez avant tout chargement, et sur la liste des sous-traitants.
Où sont conservées vos données
Les fiches des délégués, les données d'événement et les fichiers importés sont stockés dans notre base de données principale, hébergée dans l'Union européenne. L'application elle-même est servie par un réseau mondial de diffusion, et l'envoi des e-mails ainsi que l'assistant IA des délégués passent par des prestataires situés aux États-Unis, encadrés par les clauses contractuelles types et l'addendum britannique. Chaque prestataire, ce qu'il traite et où, figure sur la page des sous-traitants.
Qui peut les voir
Vous êtes le responsable du traitement. Orkestriq est votre sous-traitant et n'agit que sur vos instructions documentées. Un accord de traitement des données est signé avant tout chargement de données de délégués.
- Votre équipe. L'accès se fait par compte nominatif, avec des rôles qui limitent ce que chaque personne peut faire. Vous décidez qui est invité et à quoi il accède.
- Les autres clients d'Orkestriq. Jamais. Chaque requête est limitée à votre organisation dans la base de données elle-même, pas seulement dans l'application : les données d'un client ne peuvent pas être lues depuis le compte d'un autre.
- L'équipe Orkestriq. Tout accès de support à votre compte est enregistré, et cet enregistrement vous est visible dans la plateforme : qui chez Orkestriq a ouvert votre compte, quand, et par quel moyen.
Comment les délégués se connectent
Les délégués utilisent un portail web, sans application ni mot de passe. Ils se connectent avec un code à six chiffres envoyé à l'adresse e-mail de leur inscription. L'accès au portail se ferme automatiquement 7 jours après la fin de chaque événement : un lien partagé pendant la conférence cesse de fonctionner de lui-même. Les délégués inscrits à un autre événement du même organisateur y accèdent directement, sans se reconnecter.
Récupérer vos données
Vous pouvez exporter votre liste complète de délégués depuis le tableau de bord à tout moment, pendant l'événement ou après, sous forme de tableur. Aucune dépendance, rien à nous demander. À la fin d'un contrat, vous choisissez si nous restituons les données ou si nous les supprimons, et nous le faisons sous 30 jours.
Les supprimer
Lorsque vous nous demandez de retirer les données de vos délégués, nous les supprimons définitivement et le confirmons par écrit. À la résiliation, elles sont supprimées sous 30 jours sauf si vous demandez d'abord une restitution, et les copies existantes sont effacées sauf obligation légale de conservation. Les copies résiduelles dans les sauvegardes sont écrasées au fil de la rotation normale des sauvegardes.
Mesures de sécurité
- Chiffrement en transit (TLS) et au repos.
- Contrôle d'accès par rôle et isolation par client appliquée dans la base de données.
- Journalisation des accès, y compris un registre des accès de l'équipe Orkestriq visible par le client.
- Tests d'intrusion réguliers et gestion des correctifs.
- En cas de violation de données personnelles touchant vos données, nous vous en informons sans retard injustifié et sous 48 heures après en avoir eu connaissance.
- Vous pouvez auditer notre conformité à l'accord de traitement des données une fois par an, avec un préavis écrit de 30 jours, ou demander des preuves écrites de conformité.
Sous-traitants
Nous faisons appel à un petit nombre de prestataires pour faire fonctionner le service. Chacun est lié par des conditions écrites de protection des données et ne traite les données que sur nos instructions documentées. La liste à jour, avec la finalité, les données concernées, la localisation et la garantie de transfert de chacun, est tenue sur orkestriq.io/sub-processors. Notre prestataire d'IA n'utilise pas les données envoyées par son API pour entraîner ses modèles.
L'entreprise
Orkestriq est un produit d'Automyx Ltd, société immatriculée en Angleterre et au pays de Galles sous le numéro 17274298, dont le siège est au 3 Avantgarde Place, Londres E1 6GU. Automyx Ltd est enregistrée auprès de l'Information Commissioner's Office (ICO) du Royaume-Uni sous le numéro ZC177352.
Contact
Demandes relatives à la protection des données et questions sur cette page : privacy@automyx.io. Pour obtenir l'accord de traitement des données avant signature, ou pour remplir un questionnaire de sécurité, écrivez à orkestriq@automyx.io.