Gérer les délégués, c'est s'occuper des personnes présentes à votre événement, de leur inscription jusqu'au suivi après leur départ. Bien fait, le check-in est calme, la communication est claire et vos données sont propres. Mal fait, vous passez l'événement à courir après un tableur. Ce guide parcourt le cycle de vie du délégué et la manière de le garder sous contrôle.
Le cycle de vie du délégué
Chaque délégué passe par les mêmes étapes. Organiser votre travail autour d'elles évite les oublis :
- Inscription. Le délégué s'inscrit, ou vous l'ajoutez.
- Confirmation. Il reçoit un message de bienvenue et ses informations.
- Portail et badge. Il obtient un portail personnel avec son programme et son badge QR.
- Check-in. Il arrive et vous le scannez à l'entrée.
- Suivi. Après l'événement, vous exportez les données et gardez le contact.
Constituer et tenir votre liste
Votre liste de délégués est la source unique de vérité de l'événement : il lui faut donc un seul endroit où tout le monde travaille. Commencez par importer votre liste existante depuis un CSV plutôt que de la ressaisir. À mesure que les inscriptions arrivent, tenez les rôles et les catégories au propre pour pouvoir filtrer ensuite, surveillez les doublons, et enregistrez les annulations au lieu de supprimer les personnes concernées : vos chiffres resteront honnêtes.
Quelles données collecter
Collectez ce dont l'événement a réellement besoin, et rien de plus. Une liste courte garde vos données propres et votre formulaire rapide :
- Nom complet et organisation
- Rôle ou type de délégué : intervenant, délégué, exposant
- E-mail et téléphone pour la communication
- Régime alimentaire ou besoins d'accessibilité si vous assurez la restauration
- Date de naissance, si vous délivrez des lettres d'invitation pour visa
- Langue préférée, pour vous adresser à chaque délégué en français ou en anglais
Tenir les délégués informés
Les délégués posent les mêmes questions avant chaque événement : où est-ce, à quelle heure commence ma session, que dois-je apporter. Répondez-y une fois dans un portail personnel, et chaque délégué voit son propre programme, son lieu et ses actualités. Quand quelque chose change, une seule diffusion atteint tout le monde par e-mail ou par notification sur le téléphone, et vous ne répondez pas cinquante fois au même message.
Absorber les changements de dernière minute
Les noms changent, des délégués se font remplacer, des sessions se déplacent. C'est l'état normal d'un événement en cours, pas l'exception. Votre système doit encaisser les modifications jusqu'à l'ouverture des portes sans se casser, et c'est précisément là qu'un tableur partagé cède. Une liste gérée met à jour le portail et le badge du délégué à l'instant où vous faites la modification.
Tableur ou logiciel
Un tableur suffit pour une courte liste d'invités. Pour une conférence avec portails, badges, check-in et messagerie, il atteint vite ses limites :
| Tâche | Tableur | Logiciel de gestion des délégués |
|---|---|---|
| Source unique de vérité | Se casse à plusieurs éditeurs | Un enregistrement unique, en direct |
| Portails et badges des délégués | Aucun | Générés pour chaque délégué |
| Check-in par code QR | Pointage à la main | Scan et enregistrement en direct |
| Contacter les délégués | Copier-coller des e-mails | Une diffusion à tous ou à un groupe |
| Changements de dernière minute | Faciles à perdre | Répercutés sur le portail et le badge |
La gestion des délégués avec Orkestriq
Importez vos délégués depuis un CSV ou ajoutez-les un par un. Attribuez des rôles, générez portails et badges QR, contactez tout le monde d'un coup, enregistrez les présences le jour J, et exportez la liste complète avec tous les champs après l'événement. Les agences pilotent plusieurs comptes clients depuis une seule connexion.
Voir comment ça marche →Questions fréquentes
Peut-on gérer les délégués d'une conférence dans un tableur ?
C'est possible pour un événement petit et simple, mais un tableur n'offre ni portails, ni check-in, ni badges, ni source unique de vérité. Dès que plusieurs personnes le modifient ou que les effectifs montent, des changements se perdent. Un logiciel dédié tient un enregistrement unique et fiable, et prend en charge tout ce que voit le délégué.
Comment importer une liste de délégués existante ?
Exportez votre liste actuelle au format CSV et importez-la. Orkestriq fait correspondre vos colonnes aux champs délégué : un tableur existant devient en quelques minutes une liste gérée, avec portails et badges.
Une agence peut-elle gérer les délégués de plusieurs clients ?
Oui. Avec Orkestriq, une agence pilote des comptes clients distincts et leurs événements depuis une seule connexion, et la liste de délégués de chaque client reste cloisonnée.
Peut-on exporter les données des délégués après l'événement ?
Oui. Exportez la liste complète des délégués avec tous les champs au format CSV ou Excel, statut de check-in compris, pour vos rapports et votre suivi.